不要立刻回覆Email - 城邦阅读花园


	短時間內提高成效工作術的第一步就是－－不要立刻回覆Email 「再緊急，找到正確的方法才是重要」，將近9成的工作都能輕鬆解決 13,000人親身實證的34 個工作整理術，讓你做事越精簡工作越順遂　　你是不是每天一邊用電腦工作著，一邊又想確認郵件而不斷頻繁地中斷手邊的工作呢？　　因為回覆了很多郵件而覺得自己做了很多工作就此感到滿足？　　其實這都是你的錯覺，你得到了「強迫收信症」！！　　根據麥肯錫管理諮詢公司2012年發布的一項調查結果顯示，近八成的上班族都有「強迫收信症候群」的傾向！！　　上班族平均一天約有四分之一的上班時間是花費在處理信件上。　　太頻繁地審視郵件只會不停打斷自己原本應該持續工作的專注力而已。在講求高效率和成果的時代，工作成效是否良好已被作為評價一個人的標準，如何在嚴峻的工作環境中，以及人才輩出的狀態下，為自己找出優勢，已經是勢在必行了，透過本書的解說，可以了解到要做的改變不多，學會整理整頓、設定工作時間、訂立計畫表和里程標…等，或許有些部份聽來是老調重彈，但確實能提高工作效率卻是不容懷疑的。　　你認為是好的「效率」，其實對工作毫無益處。正確的是：　　✔不要立刻回信，郵件一天處理兩次就OK！　　✔近九成的郵件都是可以刪除的東西！　　✔一天之內只要能完成三件工作就好！　　✔工作再緊急，欲速則不達！　　✔開會應多花點時間做會前準備及後續作業！　　✔企劃案以既有的發想做組合才是王道！　　拋棄既有的主觀意識，　　嘗試著從不同角度去思考吧！自己也能簡單去實踐！本書特色　　(1) 作者根據自身經驗、以及經過多數人的肯定能提升效率的方法，針對上班族最常犯的毛病，提出改善對策，用辭誠懇實在、極具說服力。　　(2) 只要掌握「整理、整頓、管理」，工作也能輕鬆達成，讓上司刮目相看。　　(3) 每章主題清楚明確，並利用表格打勾確認的方式一一檢視改善狀況，自己就能簡單實踐。


	目錄序言第一章　不要立即回覆Email！ 01上班族每天的勤務時間，處理郵件約占四分之一約八成的人患有『強迫收信症後群』！『強迫收信症候群』存在的問題處理郵件不會提升工作成效 02 確認郵件的工作應限制在一天兩次一天兩次，上班電腦開機後和下班電腦關機前就一星期，試著限制在一天兩次吧細分處理郵件的相關作業，學習提高效率的技巧 03 收信夾裡的信件，基本上都該刪除！收件夾裡只留下必要信件不刪除郵件的壞處是？半年前的信件就是刪除首選 04以不需滑動頁面為原則新增資料夾每一層級的資料夾以十個為限將資料夾標號，依照使用頻率排序 05活用常用字登錄功能及快捷鍵，五秒鐘完成回信！要是被人看到在處理郵件會覺得很難為情！？活用常用字登錄功能，增加寫信效率運用快捷鍵，縮短作業時間 06 『要件是甚麼？』在信件主旨處就說明白無法讓人在五秒內理解內容的信件，是偷走對方時間的小偷！寫郵件本文時需注意的要點第二章做好資料整理 01 不整理桌腳下的人，資料也會不知去向居然如此浪費！每天找東西的時間加總起來竟然意外的多！不整理腳邊資料的人，資料管理也很隨便！不論桌子底下或是電腦檔案，只要五分鐘就能搞定 02 九成的資料都該狠下心丟掉！終極目標—丟掉九成的資料檔案！首先從辦公桌的桌面開始練習整理整頓電腦桌面整理，善用捷徑功能抽屜櫃的整理要領—從經常使用的東西開始，依序從最容易拿到手的地方放入。 03 安置物品的原則—隨手可得、容易發現的範圍經常使用的物品要放置在伸手能及的地方將資料依照使用頻率擺放，並加上索引標籤 04 公司總動員—利用整理整頓作戰計畫,讓全員動起來讓整理整頓成為公司內的例行活動每週維護五分鐘,東西不再增加 05 搜索引擎—活用一個就夠常用網頁，一鍵到位汰換電腦時記得要轉移『我的最愛』檔案選用一個檢索引擎，並熟用它第三章工作禁忌，一心二用 01 五分鐘內完成工作五分鐘內能搞定的工作，秒殺處理要是延宕了五分鐘內可完成的工作，會破壞所有平衡需要五分鐘以上才能完成的工作，決定好時間之後再做處理至少這50種工作要在五分鐘內解決！ 02 把不喜歡的工作拖延，將嚴重影響其他工作！若是拖延討厭的工作只會更覺得討厭以獎勵作戰提升集中力 03要是抱到一顆未爆彈，先昭告天下再作處理先給自己壓力再處理炸彈（工作）發表宣言，自然就有貴人出現防止爆彈爆炸的方法—事前周詳計畫即工作行程管理 04 一天中要完成的工作只要有三項就可以工作無法全部做完也沒關係如何選擇該完成的三項工作不要被急件耍的團團轉！將挑選出來的三件工作當成是自己的心律調整器 05 減少中斷工作的次數，分辨好事情處理的優先順位每當工作有所中斷，效率就會瞬間歸零中斷的次數越多，發揮的效率就越糟優先順位較高的工作上所花費的20%的時間，就能產生80%的工作成效第四章不要立即著手工作！ 01 「浪費時間！拒排計畫病。」擺脫塞滿行程的老毛病！遇到危機時要謹記『欲速則不達』計畫內容需由目的地(GOAL)推算全面性的計畫完成了之後，就從排定一天的時間表開始！『排定時間表』不是主要目的 02 用『一張A3紙』，清楚整理所有進程讓零碎的工作看起來一目瞭然無法在預定內完成的工作就順延到下一週處理 03 安排絕對無法取消的預定來決定截止時間決定一天的下班時間安排一個無法取消的預定，能喚出意想不到的能力極限 04 以15分鐘為單位估算各個工作所需要的時間工作能力強的人能準確估算出作業時間訓練生理時鐘每15分鐘計算工作量太大應適時尋求協助 05 從最重要的工作開始處理優先處理最不能失誤的工作與工作影響範圍內的相關人士討論重要程度來決定優先順序遇到瓶頸不逃避，小心謹慎度難關 06確保勞動時數，提高效率勞動時間，準勞動時間，非勞動時間有哪裡不同呢？徹底清除非勞動時間，增加勞動時間的密集度第五章不要隨便進行會議！ 01 確立會議目的，思考開會目標具體指出會議目標與開會目的不相符的會議，形同虛設 02 從終點往回推算製作議程表在前往會議目標的道路上設置里程碑能使會議順利進行的議程表按照議程表進行是否就能達到目標 03 選出必須參與的人員選出需要參與議程的人員選定重要參與人員 04 整理出會議主題的討論重點整理出可能會持反對意見的人事前準備針對反對意見的回答因應需求修改議程表 05 藉由會議確實達成目標會議開始前確定所有參加者都瞭解開會目的讓會議順利進行的三項要點 06 共享會議記錄明確寫出『決議事項』『下一步行動』『檢討事項』會議記錄最晚要在隔天完成 07 如何順利進行下一步行動如果沒有催促，對方就不會有所行動最後期限前安插一個階段性期限將該做的事情做好，會議自然能順利進行第六章企劃不是無中生有 01 尋找企劃書範本大部分的企劃書都是由既有的想法組合而來能從範例中拿來使用的方法就全部吸收 02 收集三件不同結論的實例引用別家公司的實例做比較，提升企劃案品質 03 不要陷在企劃陷阱的泥沼裡企劃案是否有考慮到顧客群？企劃案是否有附加價值是否只因為企劃案通過就感到滿足了？ 04 思考所有企劃案可能會帶來的效果一份成功的企劃，可以解決顧客的問題問題與解決方法都藏在客人心中 05 引導出企劃案的獨創性具有獨創性的企劃會是一份優良的企劃書比顧客早半步的企劃恰到好處能夠得到顧客認同的企劃非常了不得！後記末尾附錄1…提升工作效率確認表（綜合版）末尾附錄2…依照工作內容分類的提升生產力確認表（執行前・執行後）參考文獻／資料