◎想炒熱現場氣氛,聲光效果不能省,該放動感音樂還是鼓勵大家大合唱?
◎觀眾椅子怎麼擺?排排坐還是分小組?座位和座位間的距離怎麼估算?
◎邀請重量級貴賓到場,但現場人員不認得這些人的臉,事前怎麼訓練?
◎該安排中場休息時間嗎?萬一聽眾就這樣離席逃跑了?
◎美酒暢飲、美女走秀,都不敵剛烤出來的蛋糕香氣(嗅覺),讓賓客難忘。
不管是高達數百、數千人的大會、講座,或只有數十人的派對,
從預算編列、場地安排到主講人邀約,
該怎麼打造既有意義、又能獲利的活動?
如何讓來賓像期待度假一樣,下次還想來?
從業超過30年、擁有3萬小時以上經驗、
曾為科氏工業、美國職業高爾夫協會辦活動,
被譽為「史上最佳活動規畫大師」的菲爾.默尚,手把手教你
辦活動的技術──從訓練人員、找場地、排行程,到如何和客人說再見。
◎現場,永遠有意想不到的狀況
.你想請誰來參加?來賓類型怎麼影響節目規畫?
如果你的來賓是一群老熟人(例如員工教育訓練),那大概不需要暖場;
但如果這群人互不認識(如出版社辦專業講座),你得好幾週前就開始「鋪路」:
建Line群組、創立臉書社團供大夥交流,到現場才能更進入狀況。
更重要的,事先搞清楚他們參加活動的目的(學新知?找商業夥伴?)
.去哪裡找工作人員?沒經驗的志工、新人怎麼教?
活動現場,所有服務人員都代表你的口碑,因為客人可不在乎,
惹怒他們的是沒領錢的志工、正式員工,還是你臨時抓來的工讀生。
因為現場所有的服務人員,都是你的口碑。
事前要人手一本流程表,說明:接駁車在哪?廁所在哪?有Uber服務嗎?
務必為沒有經驗的員工或志工找個可以現場求教的資深同事。
──知道某個時候誰在哪,找得到人幫忙。
.人的平均注意力只有7分鐘,你的講者如何抓住眼球
如果你花錢請人來演講,當然期待他表現精采、與觀眾互動熱烈。
此時該找最有人氣的大咖(吸引很多人參加但演講內容普通)?
還是找沒啥知名度但有實力的專業人士?你的客人對內容有何期待?
◎魔鬼藏在細節裡,怎麼讓你的場子與眾不同?
.想炒熱現場氣氛,歌單怎麼挑?
想想你的受眾年輕時的好歌,例如來賓平均40歲,就找25年前左右的金曲。
至於大合唱?你得花點時間讓眾人跟上──情緒先準備好,大家才願意配合。
.當活動正式開跑,現場該留意哪些小事?
如果來賓來自各方、節目時間又長,請確保他們有中場休息時間;
遇到形單影隻的客人別忽視,請幫助他認識更多人、參與更多事;
散場回家後,請持續更新活動相關資訊一陣子,讓客人還能找得到你。
從數十人講座、派對到千人大會,從預算、場地到主講人邀約,
如何讓來賓像期待度假一樣,下次還想來?
好評推薦
最強教學力名師、20年活動籌備經驗講師/蔡淇華
好感度教練/維琪
「本書分享了許多祕訣,讓你能夠將乏味的活動化作令人終生難忘的時刻,讓你在今日的嘈雜世界中脫穎而出。」──傑西.科爾(Jesse Cole),薩凡納香蕉棒球隊(Savannah Bananas)老闆
「菲爾終於(在這本著作中)提供了我以及世上數以千計的活動籌辦人和主辦方這些妙招。如今,無論我是否在場,我的團隊都能打造出深刻的體驗。所以你也辦得到!」──J.J.維金(JJ Virgin),《紐約時報》暢銷書《維金飲食》(The Virgin Diet)作者,醫療專業社群Mindshare Summit創辦人
「任何人都能辦活動,但只有厲害的人,才曉得如何創造難忘的體驗。」──麥可.波特(Michael Port),《紐約時報》暢銷書《獨領風騷》(Steal the Show)作者
「無論是現場直播的Zoom會議、團隊的小型靜修、大型商業會議、甚至籌辦你的下一次生日派對,本書都必列在參考書單的首位。」──查琳.強森(Chalene Johnson),《紐約時報》暢銷書《推動》(Push)作者,《查琳秀》(The Chalene Show)主持人
「我參加過一千場以上的活動,其中由菲爾.默尚操刀的活動,我至今都記得一清二楚。」──傑.貝爾(Jay Baer),名人堂專題演講人,《觸發談話》(Talk Triggers)共同作者
「行銷人員只有一個共識:你必須與眾不同、脫穎而出。而說到打理各種大小場子,菲爾.默尚可是奇才。請把這本書當作活動成功的必讀指南!」──馬克.薛佛(Mark Schaefer),《叛逆行銷》(Marketing Rebellion)作者
「這就是我一直在等的書!本書是市場的及時雨,我正需要它來規畫我的下一次難忘體驗。」──西格倫.古瓊斯多蒂爾(Sigrun Gudjonsdottir),暢銷書《啟動你的線上事業》(Kickstart Your Online Business)作者,事業教練,TEDx演講人
「從計算感官刺激和空間行為學,到安排演講人休息室,本書包含所有你以為自己不需要的知識。內容包括必備的祕訣、有說服力的觀察、危機管理,以及嚴謹的指示,絕對配得上它的書名。」──米莉.羅德里格斯(Miri Rodriguez),微軟公司(Microsoft)資深說書人
「迪士尼(Disney)創辦人華特.迪士尼(Walt Disney),比任何人都了解體驗的魔力。菲爾則做了一件了不起的事情:提供具體實用的建議,讓任何人都能將活動化為引人入
勝、難忘的體驗!」──鄧肯.沃德爾(Duncan Wardle),iD8 Studios創辦人
「菲爾.默尚將數十年的活動規畫經驗,全塞進了這本必備案頭書,這是所有活動規畫的首選參考資料。」──丹.金吉斯(Dan Gingiss),暢銷書《體驗製造者》(The Experience Maker)作者
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