TOYOTA職員才知道的超效率工作術


	～實踐8個步驟，兼顧工作的「速度」與「品質」！～消除「多餘」＆「重做」的作業，告別瞎忙的過去，從此準時下班！　　★前TOYOTA人材培育負責人親自傳授★ 　　★任何地區、業界、職位的上班族都適用的「超效率工作術」★ 　　「每天都想早點下班，但事情總是做不完……」　　「工作總會因為某些事情而延宕，沒辦法按照計畫順利推進……」　　導致你一直加班的2大原因，　　就在於── 　　「多餘」和「重做」的事情太多！　　工作流程裡安排了無謂的步驟，在沒必要的作業上浪費時間，　　又因為失誤、確認不足或誤會上司意思，導致工作必須重做。　　這些事情浪費掉了比你想像中更多的時間，　　導致你遲遲無法下班。　　本書所介紹的「超效率工作術」，　　將能為你解決「多餘」和「重做」的問題，　　並且進一步提升工作的「速度」和「品質」！　　◆工作方式大革命！「超效率工作術」的8個步驟◆ 　　Step1 思考工作的目的與輸出　　Step2 列出粗略的待辦事項與建立行程表　　Step3 將粗略的待辦事項細分為作業步驟　　Step4 思考分解作業完成之後的最佳狀態　　Step5 了解作業所需的「物品」與「資訊」　　Step6 思考工作的分配方式　　Step7 與相關人士分享流程與行程表　　Step8 行程表的進度管理本書特色　　◎將TOYOTA傳承50年「自工程完結」理念，轉換成適合白領使用的體系。　　◎作者是前TOYOTA人才培育負責人，在職期間將「自工程完結」這個概念整理成系統，讓該課程於全世界的事業體普及，堪稱最了解「自工程完結」理念的人。　　◎「從明天開始實踐」單元為各位整理出較容易實踐的事項，勇敢踏出「超效率」的第一步吧！　　本書將「超效率工作術」整理成8個步驟，佐以詳盡的解說，以便每個人都能付諸實踐。　　第一章「什麼是只有TOYOTA職員知道的『超效率工作術』？」將介紹作為雛型的「自工程完結」方法，同時解說「理想的工作方式」。　　第二章「打造工作流程與行程表」則以步驟說明的方式，解說超效率工作術的核心，也就是如何建立流程與行程表。流程與行程表將在本章先行完成。　　第三章「讓別人參與工作，進一步提升效率」則是與相關人士共享自己擬訂的流程與行程表，提升流程與行程表的品質。也會解說讓相關人士參與計畫，借重他人的智慧，讓工作更容易推動的方法。不擅長報告、聯絡與商量的人可透過本章介紹的方法學會這些技巧。　　第四章「邁向下一項工作的工作術」則解說在工作結束後，自我升級的祕訣。若能連這些祕訣都一一實踐，你的工作能力將更上一層樓。　　實踐「超效率工作術」，你將看到這些改變── 　　不再發生「白做工」或「需要重做」的作業。　　可依照自己的節奏推動工作。　　不會在工作開始之前感到不安。　　能產出優質結果。　　能防堵失誤於未然。　　能控制是否加班。　　能學會工作的模式。　　能在一開始掌握流程或行程表的緊湊程度。　　能隨著得到上司或相關人士的回饋。　　上司或相關人士不再給你壓力。　　上司與相關人士對你更放心，更相信你。


	目錄前言第1章什麼是TOYOTA職員才知道的「超效率工作術」？．什麼是TOYOTA傳承多年的「自工程完結」？．適用於白領職場的「自工程完結」為何誕生？．適用於白領職場的「自工程完結」誕生．確認「目的地」、「最短路徑」、「抵達時間」．在常犯錯的新進員工身上發生的戲劇性變化．以「自工程完結」為藍圖的「超效率工作術」．「超效率工作術」會帶來什麼改變？第2章打造工作流程與行程表 Step1 思考工作的目的與輸出．會不會出現「需要重做」的工作，是從接到工作之際的回答方式決定．開始工作之前，有件事要先確定．分清楚「要創造的成果」與「該做的事」，工作就會變得順利？．每個人對「普通」的定義都不同．必須向委託人進一步確認．工作「目的」與「目標」的差異．做事做一半的人的共通毛病．常失誤的人最常忘記的事情．「追求最佳輸出」是正確的嗎？．追求「最佳品質」的缺點．思考輸出之際最重要的事．輸出有兩種．檢查輸出結果是否模棱兩可的最強工具．有九成的人搞錯輸出的內容．兩種檢查「輸出是否正確」的方法．「上次也這麼做，所以這次照做」會讓改善踩煞車．這個輸出結果真的有必要嗎？．在開始工作之前，提升「安心感」的簡單方法．在最終的輸出結果仍不清楚的情況下，該如何下達指令．從明天開始實踐將目的與輸出的示意圖具體畫在紙上，並向委託人或上司確認內容 Step2 列出粗略的待辦事項與建立行程表．你的工作習慣是想到什麼就做什麼嗎？．建立最短流程的第一步．別被之前的工作流程綁住手腳．讓工作效率提升至最高境界！調整「待辦事項的順序」．不先安排順序的缺點．行程表要從後面的順序開始撰寫．反向安排行程，可找出各種問題的對策．除了待辦事項，需另外編入行程表的內容．從明天開始實踐以單日為單位，將待辦事項排入行程表 Step3 將粗略的待辦事項細分為作業步驟．不斷延後的工作都有共通之處．「分解」的威力．分解待辦事項的祕訣．「不知該分解至何種地步」時的對策．每項作業必然有存在的理由．從明天開始實踐以單日為單位，將分解完成的作業排成行程表 Step4 思考分解作業完成之後的最佳狀態．要注意失誤的瞬間．定義作業完成的狀態．建立大家都能了解的「作業完成」基準．檢查事項不夠明確可能出現的失誤．該責怪的不是人，是制度．建立防範失誤於未然的制度．正確與錯誤的檢查事項．從明天開始實踐作業完成時的狀態為何？從這點思考檢查事項的具體內容 Step5 了解作業所需的「物品」與「資訊」．出現多餘步驟的原因．要完成作業，會需要哪些東西？．預留「時間」、「場地」是工作的第一優先事項．「資訊」也是重要物資．避免必備事項缺漏的方法．不一定非得準備必要的物品或資訊．從明天開始實踐想像作業流程，思考必要的物品或資訊流程的細膩度有多重要第3章讓別人參與工作，進一步提升效率 Step6 思考工作的分配方式．自己扛下一切的人通常都抱持著「自己很能幹」這種幻想．問題已顯而易見．求助他人之前最重要的事．將工作交給他人的基準．成果的優劣有九成是由委託工作的方式決定．對方無法拿出理想工作成果的原因．為什麼那個人總能得到旁人的協助呢？．一步步修正行程．從明天開始實踐無法獨力完成的作業或是別人比較擅長的作業，都可試著尋求協助 Step7 與相關人士分享流程與行程表．請別人找出問題，流程與行程表就會更完美．分享流程與行程表的好處．無須承受來自上司或相關人士多餘的壓力．徹底活用建議的方法．當場修正比較好的兩個理由．有效率地推動工作報告、聯絡、商量的理想時間點．報告進度的時間點一決定，就該立刻執行的事．從明天開始實踐與上司、相關人士分享擬好的流程與行程表 Step 8 行程表的進度管理．你的行程表通常是「僅供參考」嗎？．行程落後時的當務之急．TOYOTA探究原因的方法．TOYOTA追上進度與避免重蹈覆轍的基本措施．進度常落後的人與總能追回進度的人有何差異．研擬挽回進度的策略．知道難以獨力挽回時，「就算是壞消息，也要立刻報告」．「壞消息優先說」的前提．找不到幫手，難以追回進度時的對策．擬定調整方案時，一定要做的一件事．未事先取得同意，就擅自延後期限或是調降輸出品質的人會有什麼下場．從明天開始實踐管理行程的進度，早一步處理進度落後的問題第4章邁向下一項工作的工作術．工作結束後，是絕佳的成長機會．反省流程與輸出品質，再找出可改善的部分．輕鬆熟悉下一項工作的祕訣．有些重點只會在工作過程中浮現．提升例行公事效率的工具．提升職場整體效率的超簡單絕招．結語


	作者簡介渡邉英理奈　　業務效率促進顧問。　　出生於宮城縣仙台市。自東北大學文學部畢業後，進入TOYOTA汽車服務。於服務期間的五年從事TOYOTA海外事業體人材培育工作，對全世界約一百個事業體舉辦「TOYOTA特有的問題解決之道」與「自工程完結」的課程，也將「自工程完結」這個長年傳承的概念整理成完整的系統，將這套系統寫成公司內部的教材，以及擔任該課程的講師，讓該課程得以於全世界的事業體普及。光是日本國內的TOYOTA行政人員與技術人員，這項課程的學員就超過兩萬人以上，若連同海外事業體的學員一併計算，學員數便超過數萬人。　　之後調至本身最有興趣的Lexus企劃部，負責商品企劃達三年之久。雖然工作內容完全不同，卻仍實踐「自工程完結」這項方法，也因此顛覆一人負責一種車款的慣例，得以同時負責兩種車款，而且加班時數也未超過公司規定的三百六十小時。其輝煌的戰蹟難以細數。　　2016年12月離開TOYOTA獨立創業，成為業務效率促進顧問，為中小企業以及創投企業的經營者提供提升業務效率的諮詢，減少客戶公司內部的錯誤與浪費，也在減少加班時數、成本以及提升業績這些層面做出貢獻。此外，還針對部分上市公司、中小企業的上班族提供「超效率工作術」的講座與員工訓練。　　Ⓞ作者官方網站、電子雜誌訂閱 http://watanabeerina.com 譯者簡介許郁文　　輔仁大學影像傳播學系畢業。對日文有興趣，於東吳日語教育研究所取得碩士學位。曾擔任日商多媒體編輯、雜誌日文採訪記者，現職為專職譯者。　　歡迎大家透過臉書認識我。　　Facebook：baristahsu 　　Email：[email protected]