商用文書

　　有效溝通無疑是驅動成功企業的動力，但是書面溝通的重要性往往遭到忽略或被視為理所當然。以書面表達自己是非常重要的，這在你對顧客和同僚的影響力方面也很重要。許多人都很害怕寫作，但是如果你能夠面對焦慮迎頭痛擊，通常就可以讓自己感覺輕鬆一些。由於商業世界前進的步調太快，清楚而有效的寫作，其重要性更甚於往，唯有將新點子轉化為文字，送交具有決策能力的人，它才能夠成真。

　　內部的溝通，諸如備忘錄與會議紀錄，往往都很快就被棄置不用，而外部的溝通——信件、電子郵件、傳真與新聞稿----最多也只得到些許的關注。書寫的溝通方式不僅不會減緩商業交易的速度，它還可以保證不會有任何誤解阻礙流程的進行。然而，如果文字的運用不當，書寫的確會造成反效果。任何形式的商業文件都是如此。假如你呈交的文件看起來一團混亂，未經深思，人們對你也將產生類似的看法。如果簡明易懂，能夠幫助你的機構迅速而有效率地執行一項計畫，人們對你的能力就會留下深刻印象，而且這種印象將和文件本身一般長久。

　　有效書寫對你的一天過得好不好其實會有很大的影響。它可以提高生產力，改善與同仁間的關係。而且它在工作之外也是一樣地重要。本書將幫助你訓練自己以讀者為中心，做出簡潔而有意義的溝通。它將確保你寫出的每一個字都能產生最大的效果，讓你無疑走在通往成功的道路。

　　企業成功的一大要件，就是以文字溝通想法的能力：

　　＊ 找出自己的文字風格，寫出最佳效果。
　　＊ 重新學習書寫藝術，以取得適當而具影響力的效果。
　　＊ 了解確認讀者的重要性，以及不同對象對你的風格及語調的影響。
　　＊ 了解書寫的目的，籌畫如何傳達你的訊息。

第一章    
為何有效商用文書很重要？
案例研究比較
你的寫作能力有多好？

第二章    
你的寫作風格效果如何？
認識你的讀者
計畫與目的
讓讀者與你站在同一陣線
清楚明白：霸氣指數
風格
使用妥貼的語言
避免冒犯他人
文法
標點符號
拼字
檢查文件
商用文書檢查

第三章    
寫給同事
會議紀錄
評鑑與懲戒程序
撰寫備忘錄
使用電子郵件
避免電子郵件超載
內部刊物

第四章    
如何寫信
你是個成功的書信撰寫者嗎？
詢問資訊
傳達明確易懂的訊息
有說服力的信
訴怨
回答訴怨問題
報刊投書
回絕信件
個人附件

第五章    
報告的用途為何？
計畫報告
執行研究
資料來源
完成報告

第六章    
寫給顧客
製造問卷
直接方法
製造小手冊
撰寫說明書

第七章    
認識你的媒體
撰寫新聞稿
新聞稿範例
讓專題獲得刊登
籌畫可讀性高的專題
架構專題
撰寫廣告文案
求才廣告
提升你的商業寫作技巧

作者簡介



密吉．吉利斯（Midge Gillies）

　　自由商業作家，她的作品散見各報的財經商業版，諸如《金融時報》（Financial Times）、《衛報》（Guardian）以及《浩杉磯時報》（Los Angeles Times）。 她擔任城市（City，英國倫敦的金融重地）特派記者多年，也擔任過《公司財務》（Corporate Money）的作家與編輯。蜜吉花了多年時間，以簡明易懂的語言詮釋復雜的概念，而在本書中，她更帶出她在這些技巧上的經驗，論及其深度與廣度。



譯者簡介



江麗美

　　中山大學外文系學士，美國科羅拉多大學新聞暨大眾傳播學院碩士。譯有《耶穌談生活》、《街頭律師》、《非洲˙馬里多瑪》、《瑪雅》、《有效求才》、《有效求職》等書。